1. Identidad y Datos de Contacto del Responsable del Tratamiento

2. Ámbito de Aplicación y Alcance

Esta Política regula todas las operaciones de tratamiento: recogida, almacenamiento, procesamiento, consulta, análisis, comunicación y supresión de datos personales ejecutadas por la institución. El alcance de este documento cubre de manera obligatoria la información recabada a través de:

Entornos Digitales:

Sitio web oficial, plataforma de gestión académica (Idukay), aulas virtuales, entornos virtuales de aprendizaje y canales o redes sociales oficiales de la institución.

Canales de Contacto Directo:

Intercambio de correos electrónicos bajo dominios institucionales, mensajería instantánea corporativa autorizada y llamadas telefónicas.

Procesos Académicos e Institucionales:

Formularios físicos y digitales completados durante las etapas de admisión, matriculación, suscripción de actas de compromiso y actualización periódica de datos.

Interacciones de la Comunidad:

Llenado de encuestas de convivencia, formularios de control, evaluación de la calidad educativa o fichas de contacto.

Gestión de Derechos Legales:

Solicitudes formales presentadas por los titulares o sus representantes legales para el ejercicio de los derechos previstos en la Ley.

3. Categorías de Datos Personales Objeto de Tratamiento

Dando cumplimiento al principio de minimización, la institución únicamente trata los datos estrictamente necesarios para los fines educativos y de seguridad:

a) Datos de Estudiantes (Niños, Niñas y Adolescentes - Categoría Especial):

Datos de identificación y filiación: Nombres y apellidos completos, número de cédula de ciudadanía o pasaporte, fecha de nacimiento, edad, sexo, nacionalidad y fotografía institucional.

Datos académicos y de convivencia: Historial escolar, registros de calificaciones, reportes de comportamiento, control de asistencia, distinciones y evaluaciones emitidas por el Departamento de Consejería Estudiantil (DECE).

Datos sensibles y de protección especial: Ficha médica escolar (alergias, tipo de sangre, discapacidades, enfermedades crónicas, antecedentes clínicos), datos de contacto de emergencia y reportes psicopedagógicos o de Necesidades Educativas Específicas (NEE).

b) Datos de Padres de Familia y/o Representante Legal:

Datos de identificación y contacto: Nombres y apellidos completos, número de cédula de ciudadanía o pasaporte, dirección domiciliaria, teléfonos (fijo y celular) y dirección de correo electrónico.

Datos financieros y de facturación: Números de cuenta bancaria o tarjetas de crédito/débito, historial de pagos, información fiscal y datos requeridos para la emisión de comprobantes autorizados por el SRI.

Datos socioeconómicos y laborales: Lugar de trabajo, cargo, profesión, ingresos mensuales, únicamente cuando se requiera para la postulación a becas o ayudas económicas bajo el procedimiento institucional y teléfonos de contacto laboral.

c) Datos de Navegación, Control y Seguridad:

Credenciales de acceso: Usuarios, contraseñas y bitácoras de actividad digital dentro de las plataformas informáticas o aulas virtuales de la institución.

Datos de videovigilancia: Imágenes y grabaciones captadas por el sistema de circuito cerrado distribuidas en los accesos e instalaciones comunes del plantel por motivos estrictos de seguridad.

4. Finalidades del Tratamiento y Bases de Legitimación.

El tratamiento de datos personales se divide según su necesidad jurídica conforme al Art. 7 de la LOPDP.

Finalidades Primarias-Estrictamente necesarias para el servicio:

a) Prestación de servicios educativos integrales: Gestión del proceso de admisión, matrícula, asignación de paralelos, evaluaciones, emisión de libretas de calificaciones, actas de grado, títulos y gestión del DECE.

b) Gestión administrativa, contable y financiera: Facturación y cobro de pensiones y matrículas, recaudaciones por servicios complementarios (transporte o alimentación) y gestión de cartera.

c) Atención a la salud y bienestar estudiantil: Registro de la ficha médica escolar, administración de primeros auxilios en el Departamento Médico y notificación de emergencias sanitarias.

d) Seguridad y videovigilancia: Monitoreo y control de acceso físico a las instalaciones del plantel para precautelar la integridad de los estudiantes y el personal.

e) Base legal: Cumplimiento de una obligación legal bajo la LOEI y ejecución de la relación contractual educativa, cumplimiento de obligaciones tributarias, protección de los intereses vitales de los NNA, Interés legítimo institucional enfocado en la seguridad escolar.

Finalidades Secundarias-Sujetas al consentimiento previo, expreso, informativo e inequívoco:

a) Uso de imagen institucional y publicidad: Publicación de fotografías y videos de los estudiantes en la página web, redes sociales oficiales o folletos informativos de la institución, exclusivamente para destacar logros académicos, artísticos, religiosos, pastorales o deportivos.

b) Fines informativos y comerciales de extensión: Envío de comunicaciones referentes a cursos vacacionales organizados por el plantel, actividades extracurriculares optativas o convenios de beneficio educativo con entidades aliadas.

5. Destinatarios y Comunicación de Datos Personales

La Unidad Educativa Particular “Francisca de las Llagas” no comercializa, vende ni cede los datos personales de su comunidad educativa. Las transferencias o comunicaciones de datos se limitan estrictamente a:

Entidades Públicas y Autoridades de Control:

Ministerio de Educación (Minedec), Ministerio de Salud Pública (MSP), Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social (IESS), Servicio de Rentas Internas (SRI), Fiscalía General del Estado, autoridades administrativas o judiciales competentes, bajo requerimiento formalizado y en cumplimiento de una obligación legal ineludible.

Proveedores Tecnológicos-Encargados del Tratamiento:

Empresas proveedoras del software de gestión académica (Idukay), hosting, almacenamiento en la nube o herramientas de comunicación virtual, estas entidades operan bajo estrictos Contratos de Encargo de Tratamiento.

Entidades de Salud en Situaciones de Emergencia:

Centros médicos, hospitales o servicios de ambulancia, únicamente ante accidentes o crisis de salud del estudiante dentro de la jornada escolar y cuando el representante legal no se encuentre disponible de forma inmediata.

6. Plazos de Conservación de la Información

Conservamos los datos personales únicamente durante el tiempo estrictamente necesario y determinado por las leyes de la materia:

Expediente Académico Escolar (Historial Académico): Actas de matrícula, registros de calificaciones, promociones, actas de grado y títulos se conservarán de forma permanente e indefinida debido al interés público y mandatos del Ministerio de Educación.

Expedientes del DECE e Historial Médico: Custodiados bajo estricto sigilo profesional por un plazo mínimo de 10 años posteriores a la desvinculación formal o graduación del estudiante.

Documentación Contable y de Facturación: Conservados por un periodo de 7 años de acuerdo con lo estipulado en el Código Tributario.

Grabaciones de Videovigilancia (CCTV): Las imágenes se almacenarán por un periodo máximo de 15 días calendario, término tras el cual se sobrescribirán automáticamente, salvo que exista un incidente de seguridad o requerimiento fiscal y/o judicial que obligue a su conservación.

Datos para Finalidades Secundarias (Imagen/Publicidad): Se conservarán durante la permanencia del estudiante en la institución o hasta que el representante legal revoque explícitamente su consentimiento.

Una vez cumplido los plazos legales o contractuales, los documentos físicos serán destruidos mediante métodos seguros y los archivos digitales serán eliminados de manera irreversible o anonimizados.

7. Derechos del Titular

De conformidad con la LOPDP, los padres de familia o representantes legales, en ejercicio de la representación de los menores de edad conforme al Código de la Niñez y Adolescencia, podrán ejercer de forma gratuita sus derechos de:

Acceso, Rectificación, Actualización, Eliminación, Oposición, Portabilidad y a no ser objeto de decisiones automatizadas.

Para el ejercicio de estos derechos, el titular deberá presentar una solicitud escrita debidamente fundamentada adjuntando copia de su documento de identidad, dicha petición puede remitirse digitalmente al correo del plantel educativo fradellsecretaria@gmail.com o con copia al DPO pdedatos300@gmail.com a su vez, puede entregar físicamente en las ventanillas de secretaría general de la institución, las mismas que serán atendidas e informadas dentro del plazo legal máximo de quince (15) días calendario.

8. Medidas de Seguridad del Tratamiento

La institución ha implementado las medidas técnicas, organizativas y jurídicas necesarias para evitar la pérdida, alteración, acceso no autorizado o tratamiento lícito de los datos personales, estas medidas incluyen:

Seguridad Técnica:

Cifrado de bases de datos, control estricto de accesos lógicos basados en roles y perfiles de usuario de acuerdo al departamento (Colecturía, Secretaría, DECE, Cuerpo Docente), firewalls y auditorías periódicas de los sistemas escolares.

Seguridad Organizativa y Jurídica:

Firma obligatoria de acuerdos escritos de confidencialidad, sigilo y protección de datos por parte de todo el personal directivo, docente, administrativo y de servicios de la institución, obligación que se mantiene vigente de forma indefinida incluso tras la finalización de su relación laboral con el plantel.

9. Modificaciones a la Política

Nos reservamos el derecho de modificar esta política para adaptarla a novedades legislativas, cualquier cambio sustancial será notificado a través de nuestro sitio web o por correo electrónico.